Cómo enviar email de invitación a un sitio en Alfresco Community

Cuando invitamos a un usuario a un sitio en Alfresco Community, puede ser que queramos enviarle automáticamente un email informándole de que ha sido invitado a dicho sitio.

En esta entrada te explico cómo configurar Alfresco Community para que envíe un email de forma automática cada vez que invitamos a un usuario a un sitio del gestor documental. Para ello es necesario que realices lo siguiente:

01 Configura el correo saliente en Alfresco Community usando Gmail tal y como expliqué en esta entrada: Cómo configurar el correo saliente en Alfresco Community

02  Abre el archivo alfresco-global.properties que suele estar en $TOMCAT_HOME/shared/classes/alfresco-global.properties. En mi caso dicho archivo se encuentra en /opt/alfresco-4.2.c/tomcat/shared/classes/alfresco-global.properties por lo que para editarlo solo es necesario ejecutar:

$ sudo nano /opt/alfresco-4.2.c/tomcat/shared/classes/alfresco-global.properties

Si no encuentras el archivo alfresco-global.properties puedes leerte la entrada en la que hablé sobre Cómo buscar archivos en Linux/Ubuntu.

03 Modifica la siguiente línea:

### E-mail site invitation setting ###
notification.email.siteinvite=false

Cambiándola por:

### E-mail site invitation setting ###
notification.email.siteinvite=true

04 Reinicia Alfresco Community. Para reiniciar Alfresco Community basta con ejecutar lo siguiente:

$ sudo sh /opt/alfresco-4.2.c/alfresco.sh restart

05 Comprueba que el envío de emails de invitación de un usuario a un sitio funciona correctamente. Para ello simplemente tienes que crear un sitio en Alfresco Community (si no tienes uno creado), crear un usuario con tu dirección de correo electrónico (si no tienes uno creado) e invitarte a dicho sitio para comprobar que te llega el email de invitación al sitio. Te debe llegar un email similar al siguiente:

email-invitacion-sitio-alfresco-community-1

06 Modifica la IP de los enlaces del email de invitación. Como puedes ver en la imagen anterior, los enlaces del email de invitación incluyen la dirección IP 127.0.0.1 lo cual hará que no funcionen correctamente cuando pinches en ellos.

Generalmente, tendrás Alfresco Community instalado en un servidor de tu red local o de Internet y accederás a él desde cualquier otro ordenador por lo que para que los enlaces funcionen correctamente, deben incluir la dirección IP del servidor en el que se encuentra instalado Alfresco Community, que en mi caso es la IP 192.168.1.47.

Para modificar la IP de los enlaces del correo de invitación al sitio, debes modificar las siguientes líneas del archivo alfresco-global.properties que hemos estado modificando anteriormente:

alfresco.host=127.0.0.1
y
share.host=127.0.0.1

Cambiándolas por:

alfresco.host=192.168.1.47 (la dirección IP donde tengas instalado Alfresco Community)
y
share.host=192.168.1.47 (la dirección IP donde tengas instalado Alfresco Community)

07 Reinicia de nuevo Alfresco Community. Para reiniciar Alfresco Community basta con ejecutar lo siguiente:

$ sudo sh /opt/alfresco-4.2.c/alfresco.sh restart

08 Comprueba que el enlace del email de invitación de un usuario a un sitio funciona correctamente. Tras reiniciar Alfresco Community en el paso anterior, te debe llegar de nuevo un email similar al siguiente:

email-invitacion-sitio-alfresco-community-2

Donde puedes observar que los enlaces del email de invitación incluyen ahora la dirección IP 192.168.1.47 lo cual hará que funcionen correctamente cuando pinches en ellos desde cualquier puesto de la red local.

Si tu has instalado Alfresco Community en un servidor de Internet, tendrás que haber introducido en el punto 6 una IP pública por lo que los enlaces del email de invitación te funcionarán desde cualquier ordenador sin la necesidad de que este se encuentre dentro de una red local.

09 Modifica la plantilla del email de invitación. Si quieres cambiar la plantilla del email de invitación a un sitio que envía Alfresco Community por defecto, tienes que modificar el archivo invite-email_es.html.ftl que suele estar en $TOMCAT_HOME/webapps/alfresco/WEB-INF/classes/alfresco/templates/invite-email-templates/invite-email.html_es.ftl.

En mi caso dicho archivo se encuentra en /opt/alfresco-4.2.c/tomcat/webapps/alfresco/WEB-INF/classes/alfresco/templates/invite-email-templates/invite-email.html_es.ftl. La modificación se puede hacer por línea de comandos:

$ sudo nano /opt/alfresco-4.2.c/tomcat/webapps/alfresco/WEB-INF/classes/alfresco/templates/invite-email-templates/invite-email.html_es.ftl

O bien accediendo por la interfaz web de Alfresco Community, escribiendo en el navegador:

http://direccion_ip_alfresco_community:8080/share

y haciendo clic en Repositorio -> Diccionario de datos -> Plantillas de correo electrónico -> Invitar llegarás a la carpeta donde se encuentra el archivo invite-email_es.html.ftl que podrás modificar en línea.

Para más información sobre la sintaxis que se puede utilizar para la creación y modificación de plantillas, puedes consultar la ayuda oficial de Alfresco Community sobre este tema: Template Guide

6 pensamientos en “Cómo enviar email de invitación a un sitio en Alfresco Community

  1. MallenX

    Estimado, buenas tardes

    En mi caso no invita a las personas, pues me sale fallo, buscando arregle lo de outbound…

    Solo se puede con la cuenta de administrador, las demás cuentas siguen sin invitar a sitio, ni enviar mail.

    Lo otro:

    Si en el global.properties no tengo estas lineas:

    ### E-mail site invitation setting ###
    notification.email.siteinvite=false

    Las puedo agregara al final ¿?

    Muchas gracias desde ya

    Responder
    1. Jose Ramón de Elpregunton.es Autor

      Prueba lo siguiente:
      1º- Revisa que has realizado correctamente la configuración del correo saliente con una cuenta de Gmail como explico en esta entrada: http://www.elpregunton.es/como-configurar-correo-saliente-alfresco-community/
      Si lo has configurado correctamente (incluyendo el punto 4), debería llegarte un email cada vez que reinicies Alfresco.
      2º- Revisa que el usuario con el que estás intentando enviar las invitaciones de unirse al sitio tiene permisos para realizar esa acción.
      3º- Revisa que el usuario que estás intentando invitar no forma ya parte del sitio de Alfresco. En ocasiones parece que no has invitado a un usuario porque no aparece mensaje de confirmación pero si lo has hecho.
      4º- Por supuesto, incluye:
      ### E-mail site invitation setting ###
      notification.email.siteinvite=true
      Al final del archivo alfresco-global.properties si quieres que se envien emails!
      Espero que te sirva!
      Un saludo

      Responder
  2. Oscar Sandoval

    Estimado, ¿me puedes ayudar por favor? Al enviar la invitación no se me ven las imágenes y he revisado las rutas, las he cambiado y siguen sin poder verse. Me puedes ayudar te lo agradecería bastante.

    Responder
    1. Jose Ramón de Elpregunton.es Autor

      Oscar, asegúrate que el cliente de correo que estás usando no te está bloqueando la descarga de las imágenes. Prueba a añadir el remitente a la lista de correo deseado o marcarlo como remitente seguro. Espero que te sirva! Un saludo

      Responder
  3. francisco

    Estimado, mira tengo mi Alfresco debajo del firewall, pero cuando envía el correo de invitacion muestra la ip internet y quiero modificarla para que salga la ip publica en el mensaje como puedo hacerlo. Saludos

    Responder

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